Mahntelefonate / Telefoninkasso

Unsere Spezialität und Kernkompetenz, hier sind wir Experten. Wir kennen das alle: oft müsste man nur mal richtig miteinander sprechen. Im betrieblichen Alltag fehlen jedoch hierzu meistens die entsprechenden personellen Ressourcen.

Ihr Unternehmen muss, allein um die natürliche Fluktuation auszugleichen, immer wieder neue Kunden gewinnen.

Dafür sind meistens kostspielige Marketingaktivitäten wie z.B. Telesales-Maßnahmen, aufwendige Briefmailings oder der Einsatz von Aussendienstmitarbeitern nötig. Betriebswirtschaftlich nicht tragbar ist es dann, wenn Kunden aufgrund von Missverständnissen oder falscher Ansprache bei notwendigen Mahnungen wieder verloren werden, obwohl sie weder zahlungsunfähig noch zahlungsunwillig waren.

Oft sind die Mitarbeiter nicht entsprechend geschult. So können zwar eingehende Telefonate freundlich und verbindlich angenommen werden, wenn allerdings aktiv zum Telefonhörer gegriffen werden muss, wird sich zuweilen im Ton vergriffen oder diese unliebsamen Telefonate werden einfach auf die lange Bank oder von Schreibtisch zu Schreibtisch geschoben.

Was kann Actuar in diesen Fällen für Sie tun?

  • Die Schulungen Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie die notwendigen personellen Ressourcen besitzen oder aufbauen möchten sind wir Ihnen gerne bei der Ausbildung Ihrer Mitarbeiter behilflich. Wir „telefonieren“ schon über 20 Jahre und kennen alle Feinheiten und auch die oftmals vorherrschenden „Berührungsschwierigkeiten“ beim Umgang mit diesem Thema. Die meisten Menschen telefonieren nicht gerne vor ihren Mitmenschen, insbesondere wenn es um sensible Themen geht. Diese natürliche Scheu gilt es abzubauen, damit Ihre Vorgaben auch in die Tat umgesetzt werden und diese Telefonate nicht wieder „geschoben“ werden.

  • Die vollständige Übernahme telefonischer Mahnungen. Anstatt unter Umständen Ihre Kunden mit einer schriftlichen Mahnung zu vergraulen, könnte ein kurzes Telefonat die besseren Ergebnisse hervorbringen. Ihr Kunde wird es zu schätzen wissen, dass er einen Sonderstatus in Ihrem Unternehmen genießt. Voraussetzung hierfür ist das richtige Know-how bei der Ansprache. In vorheriger Absprache mit Ihnen werden zunächst die Kunden identifiziert, die für diese Maßnahmen in Frage kommen. Anschließend bestimmen wir mit Ihnen zusammen, wie genau die Ansprache erfolgen soll. Hier steht stets Ihr guter Name als Unternehmen im Fokus und nicht selten ergeben sich gerade auch aus solchen, zunächst „unliebsamen“ Situationen, neue Weiterempfehlungen. Die Kosten für diese „Mahnungen 1. Klasse“ sind abhängig von der durchschnittlichen Forderungshöhe und bewegen sich im Regelfall im unteren Skontobereich.

  • Telefoninkasso: Sie haben schon mehrfach schriftlich gemahnt und können bisher noch keinen Zahlungseingang feststellen. Nun stellt sich die Überlegung, ob man vor dem Beantragen eines Mahnbescheides, mittels direkter und persönlicher Ansprache über das Telefon, mehr erreichen kann. Mit einbeziehen sollte man auch, dass die gerichtliche Titulierung bis zur Rechtskraft, also der Erlass des Mahn- und Vollstreckungsbescheids inklusive der Widerspruchsfristen, mindestens 5-6 Wochen in Anspruch nehmen. Sinnvoller kann es sein, nach den schriftlichen Mahnungen zunächst die finanzielle Situation des Kunden mittels Bonitätsauskunft zu überprüfen. Ist der Kunde noch zahlungsfähig, bzw. liegen keine Negativmerkmale vor, kann der Einsatz des Telefons durchaus sinnvoll sein und schnelle Ergebnisse hervorbringen. Die Praxis zeigt, dass der Bezahlung Ihrer Rechnung oft nur zeitlich begrenzte, finanzielle Engpässe Ihrer Kunden entgegen stehen. Mit einer Ratenzahlungsvereinbarung kann Ihnen und Ihrem Kunden geholfen werden. Wichtig hierbei ist allerdings das richtige Vorgehen um den typischen „Fallstricken“ beim Telefoninkasso aus dem Weg zu gehen. Grundsätzlich setzen wir auf eine offene Kommunikation mit Ihrem Kunden, die ihm signalisiert, dass er als Kunde wichtig ist – aber auch die Bezahlung der offenen Rechnung. Daher gibt es bei jedem Anruf immer ein klares Ziel: Die Vereinbarung eines verbindlichen Zahlungstermins und / oder einer Ratenzahlungsvereinbarung. Schuldner, die von sich aus Kontakt mit ihrem Gläubiger aufnehmen um über ihre offene Rechnung zu sprechen, sind eher selten. Daher wissen wir aus unserer Praxis, dass die Mehrzahl der säumigen Kunden sehr froh über diese Anrufe sind. Da sich Ihr Kunde im Verzug befindet, muss er im Übrigen nun auch für die Kosten unserer Inanspruchnahme aufkommen.

Kontakt | Impressum